اتوماسیون اداری و مدیریت صورتجلسات و دبیرخانه

نرم افزار مدیریت جلسات چیست؟

نرم افزار مدیریت جلسات ، با توجه به نیازهای مختلف سازمان هایی که از سیستم های همکاری گروهی یا وظیفه ای جهت پیشبرد امور محوله در سازمان دارند کار نقش مهمی در بهبود کارایی و افزایش سرعت عمل اقدامات دارد. لذا در راستای رسیدن به این اهداف نیاز به همکاری و تعامل افراد در قالب تیم های گوناگون وجود دارد. این تعامل و همکاری با برگزاری جلسات میان ذینفعان، افراد مجرب رشته های مختلف و مدیران صورت می گیرد. با توجه به شرایط عصر حاضر نیز اهمیت برگزاری جلسات و دقت پیگیری در موارد مطرح شده در ان جلسه ، به شکل چشمگیری افزایش یافته است.

نرم افزار مدیریت جلسات به مدیران سازمان کمک می کند تا بهترین هماهنگی را برای جلسات داشته باشند و از آن طرف بهترین خروجی را هم از آن بگیرند. این نرم افزار با مدیریت برگزاری جلسات، این فرایند به ظاهر پیچیده و زمان بر را در سازمان ها تسهیل می کند و به نحوی به بهینه سازی جلسات در راستای اهداف سازمان کمک می کند.

که علاوه بر اینها، وظیفه پیگیری موارد مطرح شده در جلسه و همچنین صورت جلسات و موارد تصویب شده را هم دارد.

مزایا و برتری

پشتیبانی کامل از عملیات شعبه‌های متمرکز (چند شعبه‌ای)

سازمان‌ها با هدف گسترش فعالیت‌های کسب‌ وکاری خود، ممکن است شعبه‌های متعددی در مناطق مختلف جغرافیایی تاسیس کنند. نرم افزار انبارداری همکاران صنعت ، امکاناتی نظیر ثبت و نگهداری اطلاعات موجودی کالا در هر شعبه، نقل و انتقال موجودی‌ها میان شعبه‌های مختلف سازمان، ثبت و انعکاس هزینه‌های موجودی به تفکیک شعبه‌ها و انعکاس کلیه وقایع اسناد انبار و موجودی ها را به تفکیک هر شعبه را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد

چند زبانه

سیستم چند شعبه ای همکاران صنعت امکان چند زبانه را برای کاربران فراهم می آورد - بطور پیش فرض زبان فارسی و انگلیسی و عربی در سیستم تعیین شده است و بنا بر نیاز هر شرکت زبان مربوطه به سیستم اضافه میگردد

امکانات نرم افزار

ثبت و مدیریت جلسات و پوشش تمام مراحل قبل، حین و بعد از جلسه
خودکارسازی و افزایش کارایی امور به کمک ثبت جلسات تکرارشونده و ارسال یادآور
افزایش بهره‌وری و کاهش اتلاف وقت
ارتقای نظم و برنامه‌ریزی جلسات
امکان تایید انجام برای هر بند صورت جلسه محول شده به افراد حاضر در جلسه
امکان مشخص شدن زمان اجرای امور محول شده به افراد و محاسبه زمان تاخیر ان
امکان ثبت جلسه در مکان ھای مختلف جغرافیایی
امکان ثبت دستور جلسه
امکان پرینت فرم دستور جلسه
امکان بارگذاری پیوست در زمان ثبت دستور جلسه
اضافه کردن لیست افراد در جلسه
ارتباط با تابلو اعلانات الکترونیکی جهت مشاهده حضور در جلسه

نرم افزار دبیرخانه چیست

در تعریف نرم افزار دبیرخانه می توان گفت که اداره امور دفتری بر اساس روش های تدوین شده به عهده واحد سازمانی مشخص است که گردش مکاتبات اداری را انجام می دهد. نرم افزار دبیرخانه کنترل کننده سیستم امور دفتری و گردش نامه های وارده و صادره اداری می باشد.

مسئول دبیرخانه نقش بسیار مهمی در یک شرکت یا سازمان ایفا می کند و چنانچه تعداد مکاتبه های یک سازمان یا شرکت زیاد باشند، به صورت تمام وقت درگیر ثبت نامه های وارده و ارسال نامه های صادره خواهد بود. در نتیجه استفاده از نرم افزار دبیرخانه میتواند در وقت صرفه جویی و روند کار را سرعت می بخشد، با استفاده از این نرم افزار یک یا چند تیم کاری اداری می توانند اطلاعات نامه های وارده و صادره سازمان را در دفاتر ثبت الکترونیک وارد نموده و آنها را با استفاده از اتوماسیون اداری در کارتابلها به گردش درآورند. شماره گذاری نامه ها به صورت خودکار انجام می شود و خطای انسانی وجود نخواهد داشت. سطح دسترسی افراد مختلف براساس سطح محرمانگی می تواند متفاوت باشد که در پیاده سازی نرم افزار باید مدنظر قرار گیرد.